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敷金精算書の書き方と記載項目｜入居者トラブルを防ぐ根拠と写真の添え方

公開日：更新日：ヘヤログ編集部（株式会社ESONE）

退去後の敷金精算で入居者さまとのやり取りが長引く原因の多くは、金額そのものより「なぜこの金額なのか」が精算書から読み取れないことです。国土交通省ガイドラインの別表4「原状回復の精算明細等に関する様式（例）」をもとに、記載項目と、根拠・写真の添え方を整理します。

1敷金と精算の基本（民法622条の2）

2020年4月1日施行の改正民法では、敷金のルールが第622条の2で明文化されました。要点は次のとおりです。

原状回復費用のうち借主負担となる額は、この「控除」の対象となる代表的なものです。何をいくら控除したのかを明細として示すのが、敷金精算書の役割です。借主負担の考え方そのものは原状回復ガイドラインの要点と負担区分で解説しています。

2精算書の記載項目

ガイドライン別表4の様式（例）では、物件・当事者の情報と、対象箇所ごとの「単価・単位・量・金額」「経過年数」「賃貸人の負担（割合・金額）」「賃借人の負担（割合・金額）」を記入する形になっています。実務ではこれに、区分の理由や写真番号を加えると伝わりやすくなります。

ブロック記載項目ポイント
基本情報物件名、住戸番号、所在地、借主氏名、貸主氏名、契約日、入居日、退去日、転居先の連絡先入居日・退去日は経過年数の計算根拠になる
明細（行ごと）対象箇所、修繕等の内容（洗浄・補修・張替・交換など）、単価、単位、量、金額場所と部位を具体的に（例：洋室 西面 クロス）
負担の区分貸主／借主の別、その理由（通常損耗・故意過失・手入れ不足など）ガイドライン別表1の区分と対応させる
経過年数耐用年数、経過年数（または入居年数）、残存割合考慮しない部位はその旨を記載
負担額賃貸人の負担（割合・金額）、賃借人の負担（割合・金額）割合×金額の計算が追えるように
精算金額預り敷金、借主負担合計、その他控除（未払賃料等）、返還額または不足額税込・税別の別を明記
根拠資料写真番号、見積書、契約書の該当条項（特約）行ごとに写真番号を振ると照合しやすい

別表4の様式（例）の項目に、実務で加えると有効な項目（理由・写真番号・根拠資料）を追加して整理。

3敷金精算書の見本

記載イメージを示します（金額・単価は説明用の架空の例です）。入居直前にクロスを張り替えた物件で、入居3年で退去したケースとします。

No.対象箇所・内容区分・理由金額経過年数借主負担貸主負担写真
1洋室 西面 クロス張替
1,000円×12㎡		借主 落書き（故意による毀損）。毀損箇所を含む一面分12,000円耐用6年・経過3年
残存50%		6,000円6,000円P-01〜03
2洋室 フローリング部分補修
15,000円×1箇所		借主 引越作業によるひっかきキズ15,000円考慮しない（部分補修）15,000円0円P-04〜05
3玄関 鍵シリンダー交換
18,000円×1式		借主 鍵1本の紛失（返却本数2/3本）18,000円考慮しない（紛失）18,000円0円P-06
4ハウスクリーニング
30,000円×1式		借主 契約書 特約第○条（退去時クリーニング費用・定額）30,000円考慮しない30,000円0円契約書写し
5居室 クロス張替
1,000円×30㎡		貸主 日照による変色・画鋲穴（通常損耗）30,000円―0円30,000円P-07〜08
合計105,000円69,000円36,000円
預り敷金100,000円
差引 返還額（100,000円 − 69,000円）31,000円

金額はすべて税込の想定。未払賃料など原状回復以外の控除がある場合は、別行で明記します。

ポイントは、借主負担の行だけでなく貸主負担の行も載せることです。「通常損耗は貸主負担として扱っている」ことが見えると、精算全体の公平さが伝わり、個別の行への疑問に集中して回答できます。

4トラブルを防ぐ根拠の示し方

区分と理由を行ごとに書く

「クロス張替 一式」だけでは、入居者さまは通常損耗との違いを判断できません。「落書き（故意による毀損）」「結露を放置したことによるカビの拡大」のように、ガイドライン別表1の事例と対応する言葉で理由を書くと、説明の筋道が明確になります。

経過年数と負担割合の計算過程

別表4の様式には経過年数と負担割合の欄があり、耐用年数から算出した借主負担割合を考慮して金額を記入するとされています。「耐用6年・経過3年・残存50%」のように計算過程を残すと、借主さまが自分で検算できます。計算方法は耐用年数と経過年数の計算方法を参照してください。

写真の添え方

ガイドラインは、損耗の箇所や程度を平面図に記入したり写真を撮ったりするなど、視覚的な手段を併用することが重要としています。写真は後日の証拠資料にもなりえます。精算書に添える写真は次の点を意識しましょう。

特約の示し方

退去時クリーニング費用の定額負担など、通常の原状回復義務を超える負担を特約で定めている場合は、契約書の条項番号と文言、契約時の説明の記録をあわせて示します。ガイドラインは、こうした特約について①客観的・合理的理由、②借主の認識、③借主の意思表示の3要件を挙げ、単価等を明示しておくことが紛争防止に欠かせないとしています。

5送付から合意までの流れ

ガイドラインは原状回復の費用算定の手順として、物件の状況確認→借主の負担割合の検討→経過年数の考慮の確定→見積費用の確認・連絡→見積費用の合意→精算、という流れを示しています。実務では次のように進めるとスムーズです。

  1. 立会い記録と写真を整理退去立会いで記録した損耗箇所と写真を、明細の行と対応づけます。
  2. 見積を取り、負担区分と割合を確定業者見積をもとに、行ごとの区分・経過年数・負担割合を確定します。
  3. 精算書（案）を送付して説明写真・見積書・特約の条項を添えて送付し、問い合わせ窓口と回答期限を案内します。
  4. 合意内容を記録して精算合意（署名等）を記録したうえで、返還または不足分の請求を行います。

6よくある問い合わせと対応

入居者さまの声確認すること精算書での示し方
「全額を請求されている」経過年数を考慮する部位か耐用年数・経過年数・残存割合を行ごとに記載
「部屋全体の張替えは納得できない」負担単位（クロスは毀損箇所を含む一面分まで）対象面と面積を明記し、残りは貸主負担の行に
「最初からあった傷だ」入居時チェックリスト・写真の有無入居時写真と退去時写真を並べて添付
「クリーニング代は払う必要がないのでは」通常の清掃の実施状況、特約の有無と内容特約の条項番号・文言と、契約時の説明記録
「単価が高いのでは」見積の内訳、契約時に示した単価見積書を添付し、単価・数量を明細に記載
この記事の要点
  • 精算書は、ガイドライン別表4の様式（単価・量・経過年数・負担割合）をベースに作る。
  • 行ごとに「区分と理由」「経過年数の計算過程」「写真番号」を書くと、検算・照合がしやすい。
  • 貸主負担の行も載せ、通常損耗を貸主負担として扱っていることを見せる。
  • 特約に基づく請求は、条項と契約時の説明記録をセットで示す。
ご注意：本記事は国土交通省「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン（再改訂版）」等をもとにした一般的な解説で、法律相談や個別案件への助言ではありません。ガイドラインは一般的な基準を示したもので法的拘束力はなく、最終的な負担区分は契約内容（特約を含む）や物件の使用状況などの個別事情により異なります。判断と入居者さまへの説明は管理会社さまの責任で行い、判断に迷う案件は弁護士等の専門家にご相談ください。

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出典・参考

※本文中のガイドラインのページ番号は、上記PDF（再改訂版）の本文ページ表記です。