プライバシーポリシー
制定日：2026年9月25日／改定日：2026年9月30日
株式会社ESONE（以下「当社」といいます）は、退去立会い・原状回復・敷金精算の業務支援サービス「ヘヤログ」（以下「本サービス」といいます）の提供にあたり、個人情報の保護に関する法律を遵守し、以下のとおり個人情報を取り扱います。
1当社が取得する情報
当社は、本サービスの提供にあたり、次の情報を取得します。
| お申し込み時の情報 | 会社名、ご担当者名、メールアドレス、電話番号、管理戸数、月の退去件数の目安、ご希望のプラン、ご質問・ご要望の内容 |
|---|---|
| 資料請求・販売パートナー申込時の情報 | 会社名、ご担当者名、メールアドレス、電話番号、管理戸数、業種、賃貸管理会社との接点 |
| ご契約・ご請求の情報 | 請求先の情報、お支払いの状況（クレジットカードでお支払いの場合、カード番号は決済代行事業者が管理し、当社は保持しません） |
| 利用状況の情報 | 店舗ID、AI負担判定の利用件数および利用日時 |
| サポート時に お預かりする情報 | 単価表の取り込み代行等のご依頼に伴い、利用者から送付されたファイル |
2案件データ（入居者の情報・写真等）の保存先
本サービスで登録された物件・入居者の情報、写真、メモ、判定結果、精算書、署名などの案件データは、利用者（管理会社）自身のGoogleアカウント上のGoogleスプレッドシートおよびGoogleドライブに保存されます。当社のサーバーには保存されません。
これらの情報の管理責任は利用者にあり、当社は、利用者から明示的な依頼を受けてサポートを行う場合を除き、その内容を閲覧いたしません。
3AI負担判定における写真・メモの送信
- 利用者がAI負担判定を実行した場合、判定対象の写真およびメモは、当社の判定サーバーを経由して、Anthropic社（Anthropic, PBC）が提供するAPI（Claude）へ送信されます。
- 送信された写真およびメモは、負担区分・根拠・補修範囲の目安を判定する目的にのみ利用します。
- 当社は、判定の完了後に写真およびメモを保存しません。当社が記録するのは、店舗IDごとの利用件数および利用日時のみです。
- Anthropic社における送信データの取扱いは、同社の定める規約およびプライバシーポリシーに従います。
- 利用者は、写真に入居者の私物や人物ができるだけ写り込まないよう撮影していただくようお願いします。
4利用目的
当社は、取得した情報を次の目的で利用します。
- 本サービスの提供（店舗ID・ライセンスキーの発行、設定手順のご案内、AI負担判定の実行を含みます）
- 単価表の取り込み等、導入支援の実施
- お問い合わせへの回答、サポートの提供
- 利用料金の請求および入金の確認、利用件数の集計
- 本サービスに関する重要なお知らせの通知
- 本サービスの改善および新機能の検討（個人を特定しない統計情報として利用します）
- 無料資料の提供、本サービスやセミナー等のご案内（ご案内はいつでも停止をお申し出いただけます）
- 販売パートナー制度に関する審査・連絡
5第三者提供
当社は、次の場合を除き、取得した個人情報を第三者に提供しません。
- ご本人の同意がある場合
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要があり、ご本人の同意を得ることが困難な場合
当社は、取得した情報を、広告配信その他の営業目的で第三者に販売・提供することはありません。
6業務委託・外部サービスの利用
当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、情報の取扱いを外部に委託することがあります。この場合、委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。本サービスは、次の外部サービスを利用しています。
- Google LLC（Googleスプレッドシート、Googleドライブ、Google Apps Script）：案件データの保存先（利用者のアカウント）
- Anthropic, PBC（Claude API）：AI負担判定（米国の事業者であり、送信データは国外で処理される場合があります）
- 決済代行事業者：クレジットカード決済
- Netlify, Inc.（Netlify Forms）：サービス紹介サイトのホスティングと、無料資料請求フォームの受付（米国の事業者であり、国外で処理される場合があります）
7安全管理
当社は、取得した情報の漏えい、滅失または毀損の防止その他の安全管理のために、必要かつ適切な措置を講じます。導入支援のためにお預かりしたファイルは、作業の完了後、速やかに削除します。
8保存期間
お申し込み時の情報およびご契約・ご請求の情報は、契約終了後5年間保存し、その後削除します（法令により保存が義務付けられているものを除きます）。AI負担判定に用いた写真およびメモは、前記3のとおり保存しません。
9Cookie等の利用と外部送信
本サービスのアプリは、利用者の利便性向上のためブラウザのローカルストレージ等を利用します。これは、ログイン状態の保持、オフライン時の入力内容の一時保存のために使用するもので、利用者の端末内にのみ保存され、当社が取得することはありません。アプリの画面では、広告目的のトラッキングは行いません。
当社のサービス紹介サイト（heyalog.jp のトップページおよび販売パートナー募集ページ）では、アクセス状況の把握と広告の効果測定・配信のため、次の外部サービスを利用することがあります。これらのサービスにより、閲覧者の端末から各事業者へ次の情報が送信されます（電気通信事業法第27条の12に基づく公表事項）。
| Google アナリティクス／Google 広告 （Google LLC） | 送信される情報：閲覧したページのURL、参照元、Cookie等の識別子、IPアドレス、ブラウザ・端末の種類、申込完了などの操作の記録 利用目的：アクセス解析、広告の効果測定、広告配信の最適化 送信先のプライバシーポリシー：https://policies.google.com/privacy 無効化：Google アナリティクス オプトアウト アドオン、広告設定 |
|---|---|
| Meta ピクセル （Meta Platforms, Inc.） | 送信される情報：閲覧したページのURL、参照元、Cookie等の識別子、IPアドレス、ブラウザ・端末の種類、申込完了・動画再生などの操作の記録 利用目的：Facebook・Instagram 広告の効果測定、広告配信の最適化 送信先のプライバシーポリシー：https://www.facebook.com/privacy/policy/ 無効化：Facebook・Instagram の広告設定 |
申込フォームに入力された会社名・氏名・メールアドレス等の内容は、これらの外部サービスへは送信しません。ブラウザの設定でCookieを無効にすることもできます。
10開示・訂正・利用停止の請求
ご本人から、個人情報の開示、訂正、追加、削除、利用停止のご請求があった場合は、ご本人であることを確認のうえ、法令に従い遅滞なく対応いたします。なお、利用者のGoogleアカウントに保存された入居者等の情報については、利用者（管理会社）が管理者となりますので、利用者へご請求ください。
11お問い合わせ窓口
| 事業者名 | 株式会社ESONE |
|---|---|
| 個人情報保護管理者 | 代表取締役 吉田 智博 |
| 所在地 | 〒064-0807 北海道札幌市中央区南七条西7丁目4 ラフィリア札幌706号 |
| メールアドレス | info@esone.co.jp |
12本ポリシーの変更
当社は、本ポリシーを変更する場合、変更後の内容を当社ウェブサイトに掲示します。
以上
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